1. Responsable del tratamiento y canales de contacto
El responsable del tratamiento de los datos personales es la Fundación Educativa El Edén de los Niños (FEENIS), entidad sin ánimo de lucro identificada con NIT 900.515.162-0, con domicilio en la Calle 22 #48A-76, Soledad, Atlántico, Colombia.
Esta política se aplica a los datos personales que FEENIS recoge por su sitio web feenis.com, sus formularios, las donaciones, la tienda, el canal de WhatsApp y su sistema interno de gestión de estudiantes y acudientes. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.
El área administrativa y financiera de la fundación atiende las consultas, los reclamos y las solicitudes sobre datos personales por estos canales:
- Correo electrónico: [email protected]
- Teléfono y WhatsApp: 313 494 5805
- Dirección: Calle 22 #48A-76, Soledad, Atlántico, Colombia
2. Qué datos recogemos
Recogemos solo los datos que necesitamos para cada canal:
- Sitio web y formularios (contacto, voluntariado, boletín, cotizaciones de la tienda): nombre, correo electrónico, número de teléfono, el mensaje que nos escribes y, cuando aplica, los datos de entrega o facturación que nos des.
- Donaciones: nombre, apellido, monto y fecha de la donación, el estado del pago y, si pides un certificado de donación, tu documento de identidad o el NIT de tu empresa. El pago lo procesa Mercado Pago en su propia plataforma: FEENIS no recibe ni guarda los números de tarjeta ni las claves de tu banco.
- Canal de WhatsApp: tu número de teléfono, tu nombre de perfil de WhatsApp, el contenido de los mensajes que nos envías (texto, imágenes o documentos), la fecha y hora de cada mensaje y, si eres acudiente y quieres consultar información de cuenta, el número de documento de identidad que nos entregues para verificar que eres tú.
- Estudiantes y acudientes de la fundación: nombre y documento del estudiante y de su acudiente, datos de contacto, grado o programa, información de matrícula, pagos, saldos y estado de cuenta, que guardamos en nuestro sistema de gestión.
- Navegación en el sitio: datos técnicos y de uso que recogen las cookies de analítica y medición (ver la sección 11).
No te pedimos datos sensibles (como origen racial o étnico, salud, orientación sexual, creencias o datos biométricos). Si alguna vez fuera necesario, te lo explicaremos y tu respuesta será siempre opcional.
3. Datos de niños, niñas y adolescentes
Los datos de los niños, niñas y adolescentes que atiende la fundación se tratan solo con la autorización de su representante legal (madre, padre o acudiente), respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, según el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013. Usamos esos datos únicamente para fines educativos, de alimentación, de acompañamiento y administrativos.
El canal de WhatsApp está dirigido a acudientes y personas adultas, no a menores de edad. Si un menor nos escribe, le pediremos que lo haga su acudiente y no guardaremos más datos de los necesarios para darle esa respuesta.
Publicamos fotos o videos de niños y niñas en el sitio web o en redes sociales solo con la autorización escrita de su representante legal, quien puede retirarla en cualquier momento por los canales de la sección 1.
4. Para qué usamos los datos
Usamos los datos personales para:
- Atender y responder tus consultas, solicitudes y mensajes.
- Permitir que los acudientes, una vez verificada su identidad, consulten saldos y estados de cuenta.
- Enviar recordatorios de pago a los acudientes.
- Gestionar las donaciones, confirmar los pagos y expedir certificados de donación.
- Gestionar los pedidos y las cotizaciones de la tienda.
- Enviar comunicaciones de la fundación, como noticias o el boletín, cuando nos hayas autorizado. Puedes pedir que dejemos de enviarlas en cualquier momento.
- Coordinar el voluntariado.
- Cumplir nuestras obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de las autoridades.
- Medir el uso del sitio web y la efectividad de nuestras campañas para mejorarlas.
No vendemos ni alquilamos datos personales.
5. Uso de inteligencia artificial
Nuestro asistente de WhatsApp usa un modelo de inteligencia artificial (Claude, de la empresa Anthropic) para entender los mensajes y redactar las respuestas. Para hacerlo, el contenido de la conversación se envía a Anthropic, que actúa como encargado del tratamiento.
Los saldos y estados de cuenta que te mostramos salen directamente de nuestro sistema contable, no los genera el modelo de inteligencia artificial. Aun así, si notas un dato que no coincide, avísanos y lo revisa una persona.
El asistente no toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma significativa. En cualquier momento puedes pedir hablar con una persona del equipo escribiendo, por ejemplo, "quiero hablar con una persona".
6. Con quién compartimos los datos y transferencias internacionales
Para operar usamos proveedores que tratan datos por cuenta de FEENIS (encargados del tratamiento), solo para prestarnos su servicio:
- Meta Platforms (WhatsApp Business): recibir y enviar los mensajes de WhatsApp.
- Anthropic (Claude): procesar los mensajes del asistente de WhatsApp.
- Cloudflare: alojamiento del sitio web y procesamiento de las solicitudes y los mensajes.
- Supabase: base de datos del sistema de gestión.
- Mercado Pago: procesamiento de los pagos de donaciones y de la tienda.
- Google y Microsoft: correo electrónico y herramientas de oficina. Google también presta los servicios de analítica y publicidad descritos en la sección 11.
Varios de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos), lo que implica una transmisión o transferencia internacional de datos. FEENIS trabaja con proveedores que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos, según lo exige la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, y que se comprometen por contrato o por sus condiciones de servicio a tratar los datos solo para prestarnos el servicio y con medidas de seguridad.
También podemos entregar datos a autoridades públicas cuando una ley o una orden judicial o administrativa lo exija.
7. Tus derechos
Como titular de los datos tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
- Ser informado, si lo pides, sobre el uso que les hemos dado a tus datos.
- Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) por infracciones a la ley, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante FEENIS.
- Acceder gratis a tus datos personales.
Estos derechos los puede ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro. En el caso de niños, niñas y adolescentes, los ejerce su representante legal.
8. Cómo hacer consultas y reclamos
Escríbenos al correo [email protected] o al WhatsApp 313 494 5805 indicando tu nombre completo, tu número de documento de identidad, lo que solicitas y un medio para responderte. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que te acredita. Podemos pedirte información adicional para verificar tu identidad antes de entregar o modificar datos.
- Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): las respondemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde que las recibimos. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos (corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o reportar un incumplimiento): los respondemos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, te pediremos que lo completes dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo hagas, entenderemos que desististe.
9. Eliminación de datos
Puedes pedir en cualquier momento que eliminemos los datos que tenemos del canal de WhatsApp o del sitio web:
- Por WhatsApp: escribe "ELIMINAR MIS DATOS" al 313 494 5805 desde el número cuyos datos quieres eliminar.
- Por correo: escribe a [email protected] con el asunto "ELIMINAR MIS DATOS", indicando tu nombre, tu número de documento y el número de teléfono o correo con el que te comunicaste con nosotros.
Respondemos la solicitud en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, y te confirmamos por el mismo medio qué datos eliminamos. Al eliminarlos borramos de nuestros sistemas las conversaciones de WhatsApp, tu número y nombre de perfil, y los datos de los formularios del sitio, y dejamos de enviarte mensajes y recordatorios.
Hay información que la ley nos obliga a conservar aunque pidas su eliminación: los registros contables y sus soportes (por ejemplo, pagos, recibos, donaciones y certificados expedidos) se guardan hasta por diez (10) años, según las normas contables y comerciales; también conservamos la información de los estudiantes que exijan las normas educativas, y la necesaria para atender un reclamo o una actuación legal en curso. Esa información se bloquea para cualquier otro uso y se elimina cuando termina el plazo.
Ten en cuenta que la copia de la conversación que queda en tu teléfono y los datos que WhatsApp guarda como servicio los administra Meta según su propia política de privacidad. Si eliminas el chat en tu teléfono, eso no borra los datos que FEENIS tiene; para eso debes hacer la solicitud descrita arriba.
10. Seguridad y conservación
Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, uso o acceso no autorizado. Entre ellas:
- Acceso por roles: cada persona del equipo ve solo la información que necesita para su labor.
- Cifrado de la información en tránsito (HTTPS y conexiones seguras con nuestros proveedores).
- Registros de auditoría de los accesos y cambios en el sistema de gestión.
- Verificación de la identidad del acudiente antes de mostrar información de cuenta por WhatsApp.
Conservamos los datos mientras dure la relación contigo (por ejemplo, mientras el estudiante esté vinculado a la fundación o mientras sigas suscrito a nuestras comunicaciones) y, después, durante los plazos que exija la ley. Cuando ya no los necesitamos, los eliminamos o los anonimizamos. Las bases de datos de FEENIS estarán vigentes mientras la fundación desarrolle su objeto social.
12. Vigencia y cambios
Esta política está vigente desde el 10 de octubre de 2026, fecha de su última actualización.
Si la cambiamos de forma importante (por ejemplo, en las finalidades o en los encargados), publicaremos la nueva versión en esta misma página con su fecha de actualización y, cuando el cambio afecte el uso de tus datos, te lo informaremos por el canal por el que te comunicas con nosotros antes de aplicarlo y, si la ley lo exige, te pediremos una nueva autorización.